5 Langkah Mengelola Klinik Secara Efisien

Meningkatkan efisiensi kantor medis memerlukan evaluasi dan perencanaan. Jika Anda rutin terlambat dari jadwal dan berantakan pada jadwal, 5 langkah ini dapat membantu Anda mendapatkan dan menjaga praktik Anda berjalan dengan lancar.

1. Pemantauan dan Pengamatan

Hal pertama: Luangkan beberapa minggu untuk memantau aliran pasien selama praktik Anda. Anda  ingin mengetahui berapa banyak pasien yang Anda temui setiap hari, berapa lama Anda berhubungan dengan setiap pasien, berapa banyak kunjungan pertama kali, dan hari apa yang paling umum untuk kunjungan pertama. Informasi ini dapat membantu Anda mengidentifikasi kapan beban pasien Anda melebihi kapasitas atau melebihi kapasitas dan mengalokasikan jumlah waktu yang tepat untuk setiap kunjungan.

2. Penawaran untuk pemesanan janji temu online

Menurut sebuah penelitian yang diterbitkan dalam Journal of Medical Internet Research, sebagian besar kantor medis yang menawarkan layanan pemesanan janji temu online telah mengurangi staf dan waktu tunggu, status tunggu dan ketidakhadiran pasien. Pasien Anda akan menghargai kemudahan membuat janji temu secara online. Sementara itu, karyawan Anda akan menghargai menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas-tugas administratif.

3. Gunakan teknologi

Otomatiskan tugas yang memakan waktu seperti mengingatkan pasien, mengisi ulang resep, dan membayar tagihan. Siapkan sistem obrolan sehingga semua orang di tim Anda dapat berkomunikasi dengan cepat. Pantau teknologi baru yang membantu dokter memprediksi ketidakhadiran dan merencanakan dengan lebih cerdas. Terakhir, pastikan untuk melatih setiap karyawan tentang semua teknologi baru untuk memastikan semuanya berjalan lancar.

4. Mengadakan rapat staf

Bertemu dengan staf Anda setiap pagi untuk membahas kebutuhan pasien yang datang pada siang hari  dan merencanakan waktu serta manajemen sumber daya. Selama pertemuan berikutnya, soroti masalah pasien yang telah terjadi dan sarankan cara untuk mencegah masalah tersebut berulang. Pertemuan ini tidak harus panjang - bahkan percakapan singkat saja sudah cukup - tetapi mereka dapat membantu menghindari kebingungan dan membuang-buang waktu.

5. Pengisian Formulir

Akan sangat membuang-buang waktu apabila anda menunggu pasien untuk mengisi formulir sebelum dilakukan perawatan, terutama saat pasien tidak datang lebih awal. Solusinya, kirim formulir perawatan lebih awal atau sediakan di situs web anda. Dengan begitu, staf anda dapat memverifikasi tanggungan asuransi pasien dan memproses formulir sebelum pasien datang.