Berkomunikasi Dengan Aman dan Efektif Selama COVID-19

Pentingnya memberi informasi dan keterlibatan pasien selama pandemi tidak cukup ditekankan. Josh Weiner mengikuti tren terbaru dan berbagi bagaimana dokter gigi dapat berkomunikasi dengan baik dengan pasien selama normal baru. Setidaknya tahun ini penuh tantangan. Salah satu tantangan terbesar adalah berurusan dengan perubahan. Perubahan, yang selalu tidak nyaman dan seringkali tidak diinginkan, tiba-tiba terjadi di seluruh dunia dengan cara yang tidak terlihat pada generasi ini. Sebagian besar praktik gigi ditutup. Banyak yang mengadopsi layanan jarak jauh seperti teledentistry. Protokol keamanan baru telah diterapkan. Bahkan sekadar berbicara dengan pasien tiba-tiba sangat berbeda dari sebelum adanya virus. Sebagai perusahaan yang memfasilitasi komunikasi antara provider dan pasien, Solutionreach menempati posisi pertama untuk menyaksikan perubahan drastis yang terjadi pada komunikasi pasien. Ketika COVID-19 menghantam AS pada Maret, perusahaan melihat pertumbuhan 635% dalam email dan buletin informatif dan instruksional yang dikirim dari dokter gigi ke pasien mereka. Pada saat yang sama, pengingat janji temu menurun secara signifikan. Pada bulan April, total volume pengingat janji temu hanya 8% dari volume pengingat pra-COVID jika dibandingkan dengan Januari dan Februari. Cara baru untuk menjangkau pasien meledak — dengan teledentistry sebagai pelopornya. Lima puluh lima persen dokter gigi yang disurvei oleh Solutionreach memiliki solusi teledentistry setelah Februari 2020 dibandingkan dengan hanya 15% praktik sebelum COVID-19. Data Solutionreach sekarang mengalami pertumbuhan volume pengingat janji temu, dengan praktik melaporkan peningkatan 67% dalam beberapa bulan terakhir, yang menunjukkan bahwa lebih banyak praktik dibuka kembali. Saat praktik dibuka kembali dan menyesuaikan dengan protokol pengangkatan komunikasi normal dan baru yang normal ini, cara memilih janji temu teledentri, dan instruksi lain sangat penting untuk keberhasilan praktik dan keselamatan staf dan pasien. Seberapa sering dan dengan cara apa praktik harus berkomunikasi dengan pasien? Data menunjukkan bahwa sementara pandemi masih ada, yang terbaik adalah jika praktik gigi keliru karena terlalu banyak berkomunikasi daripada kurang berkomunikasi. Sayangnya, dengan segala hal lain yang dihadapi oleh kantor gigi, komunikasi dapat dengan mudah terabaikan. Tapi pentingnya tidak bisa diremehkan. Faktanya, sebuah studi baru-baru ini menemukan bahwa tingkat kepuasan pasien dengan komunikasi layanan kesehatan selama COVID-19 menurun 7% dibandingkan dengan angka sebelum COVID. Banyak pasien yang merasa bingung tentang status praktik gigi mereka dan menginginkan komunikasi yang lebih baik dari dokter gigi mereka. Beberapa latihan terbaik untuk membantu Anda melanjutkan

1. Kirim email edukasi setidaknya setiap bulan. Email ini harus menyertakan semua jenis informasi tentang apa yang dilakukan praktik Anda untuk menjaga keamanan pasien. Penelitian terbaru menunjukkan bahwa 87% orang menunda perawatan selama pandemi karena rasa takut. Mengirim buletin rutin yang menunjukkan protokol keamanan yang Anda terapkan sangat penting untuk membantu mengurangi ketakutan ini. Pastikan untuk membagikan informasi ini lebih dari sekali. Hanya karena Anda membicarakannya di buletin terakhir, bukan berarti semua orang melihatnya. Ingat, komunikasi berlebihan!
2. Kirim pesan penyaringan. Cara termudah untuk mengumpulkan informasi penyaringan terkait COVID adalah melalui pesan teks atau email sebelum kunjungan. Dalam pesan ini, Anda juga dapat mengingatkan pasien tentang persyaratan keselamatan Anda seperti pemeriksaan suhu atau pemakaian masker. Kami telah mendengar terlalu banyak cerita tentang pasien yang datang untuk berkunjung dan perlu ditolak karena mereka memiliki gejala yang mengkhawatirkan. Pasien-pasien ini mungkin menjadi marah ketika diminta untuk menjadwal ulang. Itu selalu lebih baik untuk mengatasi masalah ini sebelum pasien datang.
3. Appointment reminder. Dengan meningkatnya pembatalan karena COVID, penggunaan pengingat janji temu yang efektif menjadi semakin penting. Pasien lebih mungkin untuk datang ke janji temu gigi mereka jika mereka menerima pengingat tepat waktu. Hal ini terutama berlaku untuk pasien yang mungkin telah mengatur janji temu mereka beberapa minggu atau bulan sebelumnya. Mulailah dengan mencari tahu metode pengingat mana yang lebih disukai setiap pasien dan kemudian ikuti preferensi itu. Metode yang paling umum termasuk pesan teks, email, dan panggilan telepon. Jika Anda tidak yakin metode mana yang lebih disukai pasien, pesan teks adalah yang paling populer. Pastikan untuk menambahkan pertanyaan tersebut ke dalam formulir penerimaan Anda di masa mendatang. Setelah Anda mengetahui bagaimana pasien ingin diingatkan, langkah selanjutnya adalah mengembangkan irama yang baik untuk mengirimkan pengingat tersebut. Data menunjukkan bahwa mengirim pengingat tiga minggu, tiga hari, dan tiga jam sebelum janji temu menghasilkan tingkat konfirmasi terbaik oleh pasien. Ini disebut metode 3-3-3. Mulailah dengan mengatur pengingat janji temu Anda ke irama ini dan kemudian sesuaikan sesuai kebutuhan.
4. Instruksi pra-kunjungan. Sehubungan dengan mengirimkan pesan prapenyaringan COVID, Anda juga harus memberikan instruksi pra-kunjungan kepada pasien Anda. Ini paling baik dilakukan melalui pesan teks tetapi juga dapat diselesaikan melalui email atau telepon. Dalam pesan ini, Anda harus membagikan informasi apa pun yang perlu diketahui pasien sebelum kunjungan mereka. Misalnya, jika kantor Anda telah menutup ruang tunggu dan menerapkan metode taman dan teks, Anda harus memberi tahu pasien sebelum kedatangan. Petunjuk ini sangat penting jika Anda sedang melakukan kunjungan teledentri.

Saat kami terus mengembangkan dan menyempurnakan proses untuk memenuhi kebutuhan pasien selama pandemi, sangat penting bahwa komunikasi berada di garis depan pertempuran. Dengan berbagi informasi penting yang tepat waktu dengan pasien, praktik akan dapat mengurangi ketakutan, meningkatkan tingkat keamanan, dan memenuhi jadwal tersebut. tentang penulis : Josh Weiner adalah CEO Solutionreach. Dia bergabung dengan Solutionreach dari Summit Partners, sebuah firma ekuitas pertumbuhan global terkemuka. Melalui pekerjaannya dengan Summit Partners, Weiner menjabat sebagai dewan direksi Solutionreach selama tiga tahun.