Cara Agar Front Desk Klinik Dokter Gigi Berjalan Lebih Efektif

Sistem yang digunakan oleh front office klinik gigi ini tidak bekerja dengan baik untuk mereka. Karyawan di front office klinik dokter gigi ini meminta petunjuk tentang apa yang harus dilakukan tim untuk memperbaiki situasi. Laura Hatch menawarkan beberapa ide menarik ini.

PERTANYAAN: Apakah Klinik gigi kami membutuhkan orang lain di meja depan? Bagaimana kita bisa menjalankan klinik dengan lebih lancar? Saat ini kami memiliki satu dokter gigi, satu asisten gigi (sebentar lagi akan menjadi dua), dua dental higienis, dua orang front desk (saya salah satu nya), dan seorang dokter baru yang pada akhirnya akan mengambil alih. Sistem front office kami saat ini adalah PIC utama full time untuk menangani asuransi, penagihan, check-in, check-out, pemesanan, dll. Saya telah dilatih untuk membantunya. Kami memiliki pekerjaan terpisah yang ditugaskan kepada kami, tetapi ini adalah situasi semua orang melakukan segalanya. Kami sangatlah oldschool dan memiliki kalender fisik dan sistem perangkat lunak yang ketinggalan zaman, tetapi itu akan segera berubah. Saya bekerja 24 jam seminggu, tetapi jam kerja saya akan segera bertambah. Bagaimana Anda akan menjawab pertanyaan pembuka saya?

JAWABAN DARI LAURA HATCH, pendiri Front Office Rocks:
Wow, banyak yang terjadi di sini. Saran saya adalah untuk memberikan tanggung jawab kepada setiap orang dan tidak semua orang melakukan semuanya. Tidak apa-apa untuk membuat semua orang ikut membantu secara berkala dan tahu bagaimana melakukan semuanya, tetapi pada akhirnya Anda ingin setiap orang bertanggung jawab atas hal-hal tertentu.

Bagaimana Anda membagi tugas-tugas itu dapat dilakukan dalam beberapa cara. Mulailah dengan mengidentifikasi potensi dan bakat anggota tim anda, Apa yang mereka kuasai dan apa yang mereka sukai? Di mana Anda melihat peluang paling sukses dari setiap karyawan? Ketika anggota tim menyukai apa yang mereka lakukan, seperti menjawab telepon atau memastikan jadwal sudah penuh, dan mereka mahir, itu merupakan ide yang baik untuk menyerahkan tanggung jawab itu kepada mereka. Ingat, orang lain dapat membantu dalam bidang-bidang ini, tetapi satu orang pada akhirnya bertanggung jawab untuk memastikan sesuatu dilakukan dan dilakukan dengan baik. Sisi positif dari membagi tugas dengan cara ini adalah Anda memiliki seseorang yang benar-benar hebat dalam sesuatu yang bertanggung jawab atas tugas-tugas itu. Anda sedang mengatur orang untuk sukses!

Kelemahannya adalah bahwa seseorang mungkin bingung jika apa yang mereka pertanggungjawabkan tidak cocok dengan aliran pasien, atau ada tugas yang tidak disukai atau diklaim, dan ini sepenuhnya dilupakan. Contoh lain adalah seseorang mungkin senang menjawab telepon dan menyampaikan rencana perawatan, tetapi sulit bagi satu orang untuk melakukan keduanya jika Anda ingin keduanya dilakukan dengan baik.

Baca juga : bagaimana membangun relasi lebih kuat dalam tim dokter gigi 

Mungkin juga ada masalah ketika seseorang tidak suka melakukan tugas tertentu, misalnya, panggilan follow up / retention, namun tugas mereka adalah mengisi jadwal praktik kebersihan gigi. Dalam hal ini, panggilan follow up adalah bagian dari pekerjaan itu dan jika seseorang bertanggung jawab atas jadwal, mereka juga harus bertanggung jawab untuk mencoba mengaktifkan kembali pasien.

Jika anggota tim memiliki waktu luang dan “tidak melakukan apa apa,” pertimbangkan untuk mengajari kepada mereka cara bekerja di area front desk, Anda dapat melatih mereka pada tugas-tugas sederhana seperti menjawab telepon, menerima pesan bagus, menjadwalkan ulang janji, memverifikasi asuransi, dan banyak lagi.

Mengenai apakah Klinik gigi Anda memerlukan anggota tim lain atau tidak, saya akan menyarankan agar Anda menjadi lebih terorganisir dan membuat teknologi Anda bekerja lebih efektif dan kemudian menilai kembali situasi Anda.

Saya harap ini membantu. Semoga berhasil!

tentang Laura Hatch, BS, MS, FAADOM

Laura Hatch dikenal di seluruh dunia sebagai Pemimpin dalam Solusi dan Pelatihan Dental Front Office. Sebagai pembicara utama, penulis, dan pelatih, Hatch dikenal sebagai pendiri Front Office Rocks, platform pelatihan virtual untuk tim dokter gigi. Front Office Rocks menawarkan pelatihan virtual di semua area kantor gigi dan mengajarkan layanan pelanggan yang luar biasa.