Cara menentukan kebutuhan staf saat klinik buka kembali

Ketika dokter gigi dibuka kembali, para dokter gigi harus menyesuaikan diri dengan keadaan New Normal dan memikirkan kebijakan dan prosedur baru apa yang harus diterapkan untuk menjaga anggota tim, pasien, dan diri mereka sendiri aman. Ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan, kata Sally McKenzie.   Ketika Anda membuka kembali Klinik Anda, itu bukan masalah hanya buka kembali seperti sebelum keadaan semula sebelum Covid-19. Anda harus menyesuaikan diri dengan New Normal dan memikirkan kebijakan dan prosedur baru apa yang harus diterapkan untuk menjaga anggota tim Anda, pasien anda, dan diri anda sendiri aman. Ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan, termasuk kebutuhan staff. Idealnya, anda pasti ingin meningkatkan produksi secepat mungkin, dalam keadaan seperti sekarang ini semuanya cenderung lambat pada awalnya. Banyak pasien yang masih gelisah akan terpapar COVID-19 akan menunggu untuk menjadwalkan appointment nya, sementara mereka yang tidak beruntung karena pemutusan hubungan kerja akan memiliki masalah dengan  keuangan yang akan membuat mereka mementingkan kesehatan gigi yang mereka butuhkan. Untuk meraih sukses, penting untuk memikirkan peran baru yang akan dimainkan oleh anggota tim anda. Disarankan untuk mulai dengan menilai kembali besarnya tim serta memperbarui tugas yang harus mereka lakukan.Menentukan kebutuhan staf

Menentukan kebutuhan staf

Standar industri untuk penggajian (tidak termasuk pajak dan tunjangan yang dibayarkan oleh employer) adalah 20% hingga 22% dari pendapatan. Setelah ditutup selama beberapa bulan, itu mungkin kondisi yang ideal untuk saat ini. Antisipasi penggajian di atas Benchmark tersebut sampai anda mendapatkan data jangka pendek tentang bagaimana produksi dan pendapatan akan pulih ke keadaan klinik sebelum penutupan. Sementara itu, nilai di mana bagaimana positioning klinik anda pada saat New Normal sekarang ini dan identifikasi bagian mana  yang dapat ditingkatkan. Untuk membuat penilaian itu, tanyakan pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan ini:

• Apakah saya memerlukan jumlah karyawan yang sama dengan sebelum pandemi?
• Apakah ada peran yang berubah? Jika ya, bagaimana?
• Bisakah Jobdesc dibuat lebih rinci?
• Haruskah tanggung jawab / tugas baru ditambahkan ke dalam Jobdesc karyawan?
• Apakah ada tugas yang dapat diotomatisasi dan dihapus dari Jobdesc karyawan?
• Bagaimana caranya agar Jobdesc dapat diubah untuk mencakup lebih banyak tugas yang produktif?
• Pengukuran kinerja apa yang dapat saya lakukan?

  Selanjutnya, tentukan apa yang dapat dilakukan oleh anggota tim anda, dari Front Office  hingga tim klinis, untuk membantu Klinik anda berkembang di era New Normal ini.  

Front office

Pembagian Hari kerja harus dibagi sesuai dengan tugas-tugas yang berhubungan dengan pasien (memeriksa pasien masuk dan keluar, mengumpulkan pembayaran) dan tugas-tugas non-pasien (penagihan, pemrosesan asuransi). Jika Klinik anda buka delapan jam sehari, atau 480 menit, karyawan anda harus menghabiskan 240 menit untuk tugas-tugas yang non- pasien dan 240 lainnya untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan pasien. Jika Anda memperhitungkan 10 menit per pasien untuk tugas-tugas check-in dan check-out, ini berarti satu karyawan anda  dapat memproses 24 pasien sehari. Jadi, jika Anda melihat 19 pasien sehari dan memiliki dua karyawan, ada kemungkinan klinik anda berrhasil menghasilkan lebih dari 20% hingga 22% dari standar pendapatan industri. Tantangannya adalah bahwa banyak karyawan  akan  mulai merasa kewalahan ketika jumlah pasien setiap hari meningkat menjadi sekitar 22. ada probabilitas tugas-tugas yang pengerjaannya tidak optimal , sehingga dokter gigi sering memutuskan untuk membawa bala bantuan, tetapi kemudian tidak memberikan Jobdesc yang jelas kepada karyawan baru tersebut yang berfokus pada produksi. Jadi, biaya penggajian naik tetapi produksi, tetapo pendapatan, tidak. Inilah solusinya. Saat jumlah pasien meningkat, mulailah membagi uraian tugas karyawan anda dan berikan tugas yang berhubungan kepada karyawan kedua. Misalnya, segala sesuatu yang terkait dengan uang (penagihan, panggilan rekening macet, asuransi, dan koleksi) harus menjadi bagian dari tanggung jawab koordinator keuangan. Ini mengambil beberapa tekanan dari karyawan asli anda sambil memastikan anggota tim baru tetap produktif.

Dental Hygienist (perawat gigi)

Kuncinya di sini adalah untuk memastikan biaya penggajian tidak lebih dari 33% dari produksi dental hygienist Anda. Ketika berada di atas tolak ukur itu, di jamin  yang pengeluaran anda akan lebih tinggi dari produksi hygienist anda Jadwal apointment dalam operasional adalah kontributor besar untuk masalah ini, apakah disebabkan oleh apointment yang di batalkan atau slot yang tidak pernah terisi sama sekali. Jika apointment yang tidak terisi adalah masalah yang umum, kemungkinan karena dental hygienist tersebut tidak ditargetkan untuk memenuhi penghasilan klinik, yang merupakan tanda bahwa ada masalah dengan sistem penjadwalan Anda. Jika anda menerapkan pengajuan appointment pasien beberapa bulan sebelumnya, kelemahannya ada dalam proses konfirmasi, kurangnya edukasi kepada pasien tentang pentingnya periksa kembali, biaya yang tinggi, dan pilihan perawatan yang agresif mungkin merupakan alasan lain mengapa klinik Anda mengalami kekosongan. buatlah rencana untuk mengatasi masalah ini akan membantu mengisi lebih banyak slot yang kosong. Tidak adanya program terapi periodontal akan membuat anda di atas tolak ukur 33% itu. Menerapkan program semacam itu merupakan peluang yang besar. Pastikan Anda  dan dental hygienist anda sejalan  tentang kapan rontgen harus diambil, ini adalah cara lain untuk meningkatkan jumlah penghasilan.

Asisten Dokter gigi

Apakah anda mendelegasikan tugas-tugas tingkat lanjut kepada asisten anda, atau anda lebih suka mengambil sendiri sebagian besar tugas? Jawaban untuk pertanyaan itu penting, karena bagaimana anda menggunakan asisten akan membantu menentukan berapa banyak yang appointment yang harus anda jadwalkan. Biasanya, Anda memerlukan satu asisten untuk rata-rata 13 pasien dokter dalam delapan jam sehari. Dokter gigi yang mendelegasikan tugas-tugas tingkat lanjut kepada asisten sebagaimaana peraturan dari masing masing negara, siapakah diantara kalian berdua yang memiliki banyak pasien,  Kuncinya, tidak peduli berapa banyak asisten yang Anda miliki, adalah memastikan mereka bekerja sepanjang waktu, bahkan ketika ada kesenjangan dalam jadwal. Berikut daftar tugas produktif yang dapat mereka ambil:

• Tinjau kasus laboratorium
• Temukan cara menghemat uang dari Dental Supplier anda
• Hubungi pasien kemarin untuk mengecek bagaimana keadaan mereka
• Tinjau rencana perawatan yang tertunda dengan pasien di dalam waiting list anda
• Buat lembar informasi
• Tinjau protokol untuk menjual ujian komprehensif kepada pasien darurat
• Bantu dental hygienist
• Jangkau pasien yang appointment nya terlewatkan dengan menggunakan skrip

  Sumber : Sally McKenzie adalah CEO McKenzie Management, sebuah perusahaan manajemen praktik gigi nasional layanan lengkap di Amerika Serikat. Selama lebih dari 30 tahun, Sally telah membenamkan dirinya dalam teknik, sistem, dan metode untuk meningkatkan kinerja praktik gigi. Dia adalah asisten dokter gigi, administrator bisnis gigi, dan akademisi gigi selama beberapa tahun sebelum mendirikan Manajemen McKenzie pada 1980