Dokter gigi harus memimpin dengan rencana, janganlah panik !

Tim Anda membutuhkan Anda sekarang. Dalam masa krisis ini, peran Dokter sebagai seorang pemimpin bukanlah untuk mendapatkan semua jawaban, tetapi untuk menjadi penerang bagi awak buah. seperti halnya pilot, dokter gigi harus memimpin tim mereka selama masa-masa yang penuh rintangan ini.   "Ladies and gentlemen, this is your captain speaking. We're going to experience some turbulence ahead. Please fasten your seat belts and remain seated until the seat belt sign is turned off. Flight attendants, please discontinue service and take your seats while we get through the storm."   Kita yang sering bepergian via maskapai penerbangan pasti sering mendengar pesan ini puluhan kali dan langsung berpikir, "Ini akan menjadi perjalanan yang menegangkan." Tetapi meskipun tidak nyaman dengan turbulensi pesawat, kita selalu merasa nyaman karena mengetahui bahwa pilot dan kru menyadari situasi, memiliki rencana, dan melakukan segala yang mereka bisa untuk memastikan pendaratan yang aman.   Sekarang, bayangkan bagaimana perasaan para penumpang jika mereka mengalami turbulensi ini tanpa peringatan, atau jika kapten terlambat menginfokan untuk mencoba meredakan situasi yang menakutkan. "Ini kapten yang berbicara. Sepertinya kita telah menghadapi angin kencang, tapi yakinlah bahwa bantal kursi bapak/ibu sekalian dapat digunakan sebagai perangkat pengapungan jika terjadi pendaratan air darurat " Pesan ini bisa membuat para penumpang mengalami shock.   kita semua bisa sepakat bahwa kita hidup pasti akan melalui masa-masa yang sulit dan bergejolak. Saat kita bergerak maju, disetiap langkahnya kita akan menghadapi tantangan unik untuk beberapa bulan  berikutnya, mungkin bisa bertahun-tahun. Bagian terburuknya adalah masih banyak hal yang belum bisa kita ketahui.   Ini tentunya merupakan waktu yang sangat emosional dan membingungkan bagi kita semua. kita dibanjiri dengan email dari vendor, konsultan, dan ahli industri lainnya yang tampaknya memiliki jawaban untuk semuanya, atau mereka menjual solusi yang sama persis untuk menjaga kita semua agar aman. Para dokter pun terus sibuk menonton webinar dan memahami setiap detail informasi yang memberi rasa tenang bagi kita semua   Masalahnya adalah masuknya informasi-informasi yang tidak berkesudahan ini dapat menciptakan kepanikan, ketakutan, terputusnya hubungan, dan kebingungan di antara anggota tim kita. Itu juga secara dramatis akan memengaruhi kemampuan kita untuk membuat keputusan yang konkrit sebagai pemimpin.   Notabene nya tim membutuhkan Anda saat ini. Dalam masa krisis ini, peran Anda sebagai pemimpin bukanlah untuk mendapatkan semua jawaban, tetapi menjadi penerang untuk membantu tim Anda agar tetap fokus.  Mereka mengandalkan Anda untuk membantu mereka melihat melewati turbulensi. Mereka perlu memahami ekspektasi dan plan anda dengan jelas, dan memvisualisasikan diri mereka sebagai bagian dari solusinya.  Jadi, bagaimana anda menjaga bisnis agar tidak kewalahan sehingga anda bisa fokus pada apa yang perlu dilakukan?   Ada beberapa hal yang dapat kita lakukan sekarang saat kita menjelajahi wilayah yang belum bisa dipetakan dan memimpin tim kita melalui ketidakpastian yang intens ini.  

Buat Checklist sebelum “take-off”

  Dalam bukunya, The Checklist Manifesto: How to Get Things Right, Atul Gawande menulis, "Dalam kondisi yang rumit, Checklist tidak hanya membantu, tetapi juga diperlukan untuk sukses." Gawande menekankan bahwa dengan Checklist tersebut dapat membantu menentukan prioritas serta membuat fokus dan mendorong orang untuk bekerja lebih efisien didalam sebuah tim. Duduklah untuk membuat Checklist untuk membuka kembali Klinik/Kantor Anda, ini akan membantu Anda memikirkan banyak detail kecil yang pasti akan muncul ketika Anda membuka kembali klinik anda, sehingga dokter gigi dapat membuat alur kerja yang lancar dan rencana untuk hal-hal yang tidak terduga. Checklist yang ditulis dengan baik dan singkat akan membantu menempatkan jobdesc setiap anggota tim pada tujuan yang sama yang sejalan dengan harapan, tindakan pencegahan, dan potensi kekhawatiran, baik dari pasien maupun karyawan.   Checklist Anda harus membahas tentang rencana Anda untuk memastikan alat pelindung diri (APD) yang tepat, prosedur keselamatan perawatan pasien, proses check-in dan check-out pasien, pedoman penjadwalan, dan alur kerja lainnya. Buat FAQ untuk antisipasi akan pertanyaan yang akan ditanyakan pasien Anda dan kembangkan script yang efektif untuk berkomunikasi dengan mereka saat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini. Apakah Anda merencanakan pembukaan bertahap atau berharap untuk membalikan keadaan seperti semula pastikan anda dengan jelas menjabarkan tentang ekspektasi anda untuk setiap karyawan dan apa yang ingin Anda capai saat Klinik kembali beroperasi  

Melakukan Briefing kru sebelum “departure”

  Kita tetap harus keep in touch  dengan tim kita sepanjang cobaan ini dan memiliki penilaian tentang apa yang mereka pikirkan dan rasakan. Jika tidak, hubungi karyawan Anda sekarang. Online Meeting dengan Zoom adalah cara yang baik untuk berkomunikasi dan mengobrol dengan tim, tetapi pastikan dengan masing-masing individu agar mereka bisa menjadi lebih pribadi yang produktif. Tanyakan kepada mereka bagaimana kabar mereka. Tanyakan kepada mereka tentang keluarga mereka dan kehidupan personal mereka, Dengan semua yang terjadi saat ini, banyak orang merasa terisolasi dan takut. Mereka membutuhkan dukungan dan jaminan Anda sekarang lebih dari sebelumnya.   Jabarkan rencana pembukaan kembali  klinik Anda. Rencanakan APD apa yang akan Anda berikan serta tindakan perlindungan apa yang akan Anda ambil untuk membantu mereka untuk merasa aman dan tenang ketika mereka kembali bekerja. Yang terpenting, dengarkan keluh kesah mereka. Anda mungkin tidak memiliki semua jawaban, dan itu tidak apa-apa. Lagi pula, ketika kita mencoba memulihkan kembali ekonomi, kita akan menghadapi banyak hal yang belum pernah kita alami sebelumnya. Jujurlah dengan mereka dengan mengakui bahwa untuk mencapai efektifitas kinerja  banyak yang bisa berubah ketika diluncurkannya rencana Anda. Anda mungkin tidak dapat menjamin apa pun sekarang atau menjawab pertanyaan apa pun. Namun, semakin banyak Anda berkomunikasi dengan tim, semakin kecil kemungkinan tim anda akan mengisi kekosongan dengan informasi yang salah (hoax)  yang mereka dengar di berita atau media sosial. Apa pun yang Anda katakan, jujurlah dengan tim anda. Tim anda tidak mengharapkan anda menjadi sempurna, tetapi mereka mengharapkan anda 100% transparan dengan mereka   Undang tim Anda untuk menyumbangkan ide-ide mereka ke dalam rencana kerja. Ini tidak hanya akan menempatkan mereka dalam mode Problem solving alih-alih mode Survival dan penerbangan, itu juga akan membantu anda membuat rencana dengan orang yang bisa anda andalkan. Ingatlah, mereka akan mendukung program yang dimana mereka melakukan kontribusi dan campur tangan di dalamnya.    

Siapkan “Pesawat” Anda untuk “Take-off”

  Saat Anda membuat rencana keberangkatan dan mengomunikasikan checklist dan prosedur keselamatan yang ditingkatkan kepada tim, Anda mungkin menghadapi masalah yang perlu diperhatikan. Idealnya, jadwalkan untuk broefing tim Anda di klinik/kantor sekitar satu atau dua hari sebelum klinik beroperasi . Jabarkan sistem Anda dan sampaikan apa pun yang tidak cocok atau masuk akal.   Meskipun kita berharap bahwa semuanya pada akhirnya akan kembali normal, kita pasti akan menemukan  banyak hal berbalik 180 derajat  ketika kita melanjutkan operasi. Menyeimbangkan keamanan dengan menciptakan customer experience yang ramah, nyaman, dan meyakinkan bagi pasien tidaklah mudah. Anda mungkin harus mengubah sistem operasional anda mulai dari proses check-in Anda dengan memperkenalkan check-in curbside atau mengimplementasikan formulir digital untuk meminimalkan kontak fisik yang tidak perlu. Anda mungkin harus membuat perubahan pada jadwal atau mengatur ulang area penerimaan anda untuk mengakomodasi praktik sosial jarak jauh dan aman. Anda juga mungkin perlu mengevaluasi jadwal Anda untuk menawarkan appointment prioritas kepada pasien yang sudah di postpone karena kemungkinan mereka memiliki kebutuhan perawatan yang mendesak. Anda mungkin harus membuat program same day appointment dan membuat protokol reminder akan appointment yang lebih ketat untuk memastikan bahwa waktu Anda yang berharga tidak terbuang sia-sia.   Dengan semua perubahan ini, berikanlah diri anda dan tim beberapa waktu untuk berlatih dan menyesuaikan  untuk merasakan kondisi yang kondusif untuk menciptakan Re-Start klinik yang sukses.  

Protocol pintu darurat

  Di pesawat terbang, semua orang yang duduk di dekat pintu darurat diminta untuk memahami protocol darurat dan membuat komitmen lisan untuk membantu awak jika terjadi keadaan darurat. Sama seperti di pesawat di mana ada beberapa penumpang tidak siap menghadapi tantangan, beberapa karyawan dalam praktik anda mungkin belum siap untuk kembali bekerja dengan normal. Untuk pemilik bisnis, memiliki karyawan atau beberapa karyawan yang tidak dapat atau tidak mau kembali bekerja karena alasan apa pun akan menimbulkan masalah besar.   Bagi sebagian orang, ini akan menjadi tantangan keuangan, terutama karena pinjaman program perlindungan gaji yang mengharuskan kita untuk mengembalikan kesejahteraan tim kami ke tingkat pra-COVID.  Bagi yang lain, karyawan yang menolak untuk kembali bekerja dapat mengancam budaya praktik dan etos kerja yang dibangun oleh para dokter dengan tekun dan susah payah. Mudah-mudahan, setelah Anda menjabarkan harapan anda dan menunjukkan kepada tim bahwa  anda 100%  mensupport mereka, sebagian besar anggota tim anda akan merasa tenang & aman untuk mulai beroperasi kembali. Jadi, berikan prokol pintu darurat dan minta mereka untuk memahaminya dan buat komitmen untuk kembali bekerja dengan aman. Jika jawabannya tidak, ya kita yakin Anda bisa merubah “posisi kursi” mereka. Meskipun penting untuk bersikap fleksibel dan empati selama masa krisis, penting untuk tetap fokus melindungi tim Anda, latihan, dan working culture  yang telah Anda ciptakan dengan susah payah.    

Berikan limit untuk “bagasi Anda”

  Barang muatan / bagasi bisa menjadi metafora untuk hambatan menuju kesuksesan. muatan apa yang telah Anda kumpulkan dalam praktik Anda selama bertahun-tahun? Pada saat seperti ini, kita memiliki kesempatan untuk mengevaluasi kembali apa yang telah kita lakukan dan terapkan perubahan jika perlu. Apakah saat ini adalah saat yang tepat untuk menggabungkan renew subcribtion anda ? Apakah ini saat yang tepat untuk mengevaluasi partisipasi asuransi Anda atau memperkenalkan rencana in-house? Apakah ini saatnya untuk akhirnya beralih dari software jadul atau sistem telepon ke sistem yang lebih baik, hemat biaya? Apakah Anda memiliki kelebihan bagasi di tim Anda?   Hampir 30 tahun yang lalu, American Airlines menemukan jika kita membuang satu buah zaitun dari salad setiap penumpang dapat mengurangi biaya sebesar $ 40.000. Kisah ini menjadi berita utama karena hal sepele yang hanyalah sebuah topping pada salad anda,dapat berpengaruh banyak, jika ada “Bagasi” berlebihan memiliki dampak yang mengejutkan pada akhirnya. menemukan dan membuang  zaitun Anda tidak hanya akan membantu Anda menavigasi turbulensi keuangan anda kedepannya, tetapi berpotensi membantu Anda meningkatkan praktik Anda untuk jangka panjang.   Sekarang Anda pasti sudah cukup muak metafora yang klise tentang maskapai. Kami berharap Anda setuju bahwa prinsip-prinsip yang berlaku untuk pilot maskapai komersial yang bertanggung jawab atas ratusan nyawa di 30.000 kaki di udara berlaku juga untuk pemilik praktik yang bertanggung jawab atas mata pencaharian dan kesejahteraan pasien dan tim mereka. Ambilah pendekatan proaktif dengan berkomunikasi dengan tim dan pasien dan membuat rencana dalam saat saat yang penuh “turbulensi” saat ini akan membantu kita menghadapi badai ini.   So, fasten your seat belts, it will be a bumpy flight. Tetapi jika Anda memimpin dengan rencana dan tetap tenang, Anda akan mencapai ketinggian yang anda inginkan.