Membuat protokol adalah salah satu hal terpenting dalam manajemen klinik gigi yang efisien.
Untuk mempelajari lebih lanjut mengenai hal ini, kami berbicara dengan Teresa Boronat, Co-Founder of Experience Consulting Dental, yang menjelaskan tentang pentingnya protocolization dalam proses di klinik gigi, serta memberikan beberapa contoh masalah protokol dan bagaimana cara terbaik untuk mengatasinya.
Mengapa protokolisasi proses penting?
Proses adalah alat yang sangat berguna untuk klinik. Mereka adalah cara terbaik untuk mengetahui prosedur apa yang harus diikuti dan bagaimana para profesional klinik gigi harus melakukan pekerjaan mereka. Oleh karena itu, sangat penting untuk melihat dan memahami protokol dengan tujuan memudahkan pekerjaan sehari-hari dan menghindari kesalahan dan kesalahpahaman yang mungkin timbul di antara para profesional atau dengan pasien.
Apa tujuan protokol di klinik gigi?
Tujuan protokol yang paling jelas adalah untuk menciptakan ketertiban di dalam praktik. Dengan kata lain, protokol membantu mengorganisir klinik secara internal, sehingga organisasi terlihat secara eksternal. Ketika praktik diorganisir secara internal, pasien memperhatikannya dan klinik dapat menimbulkan kepercayaan pada pasien mereka. Sebagai hasilnya, protokol ini berarti klinik gigi dapat terlihat sebagai lingkungan yang sangat terorganisir yang memberikan kepercayaan diri kepada pasien.
Dengan demikian, kita dapat yakin bahwa protokolisasi proses membantu klinik gigi yang mengimplementasikannya dengan benar untuk tumbuh menuju keunggulan.
Proses apa yang harus di-protokolisasi di klinik?
Di klinik gigi, segala sesuatu harus di-protokolisasi, dari proses yang paling sederhana hingga yang paling kompleks. Dalam banyak kasus, kita menemukan klinik di mana sebagian besar kegagalan terjadi pada proses yang paling sederhana, dan ini biasanya terjadi karena banyak hal sering dianggap sebagai sesuatu yang sudah berjalan dengan efisien. Oleh karena itu, protokol harus dibuat dari saat klinik dibuka hingga ditutup dan direncanakan agar tidak pernah berubah dan operasinya sepenuhnya mapan.
Selain itu, jika semua proses sehari-hari di-protokolisasi, ini juga membantu, misalnya, ketika staf baru bergabung dengan praktik gigi. Dengan memiliki protokol yang ditetapkan, artinya profesional gigi yang baru direkrut akan bergabung dengan klinik dengan beberapa pengetahuan sebelumnya tentang bagaimana klinik bekerja, yang akan sangat memudahkan integrasi dan adaptasi mereka ke dalam tim.
Apa tips yang dapat diterapkan oleh klinik gigi dalam prosedur protokolisasi proses?
Pertama-tama, klinik harus membuat daftar semua prosedur yang mereka lakukan. Kemudian mereka harus membagi semua prosedur ini menjadi area, menyempitkannya sejelas mungkin.
Tentu saja, sangat penting bahwa daftar protokol dan prosedur ini dibuat bersama dengan tim profesional klinik. Saat dibuat bersama dengan tim, mereka semua dapat memberikan sudut pandang mereka. Pada akhirnya, mereka yang menjalankan operasional klinik sehari-hari, jadi mereka mengenalnya dengan baik. Ini juga penting karena dengan melibatkan semua orang dalam protokolisasi, mereka terlibat dalam proyek dari awal dan nantinya, pelaksanaan protokol yang ditetapkan akan jauh lebih mudah, karena semua orang akan sepenuhnya menyadari proses mana yang sedang ditetapkan.
Akhirnya, apa contoh dari prosedur sederhana yang sering dianggap sepele oleh klinik?
Salah satu prosedur sederhana yang banyak diabaikan oleh klinik adalah bagaimana menjawab telepon di resepsi klinik. Seringkali diabaikan dan banyak klinik gagal dalam hal ini, sehingga hal terbaik yang harus dilakukan adalah menetapkan protokol telepon, sehingga tugas yang tampaknya sederhana ini selalu dilakukan dengan cara yang sama oleh seluruh tim dan tidak ada kesalahan yang terjadi.
